II. MARCO CONSTITUCIONAL
En desarrollo del derecho fundamental y constitucionalmente reconocido de las personas a conocer, actualizar y rectificar información personal en bases de datos, la Constitución Política regula en su artículo 15 la consagración de los demás derechos, libertades y garantías, tales como la intimidad, el buen nombre y el hábeas data, entre otros, relacionados con el tratamiento de los datos personales. Así mismo, ha de tenerse en cuenta que del derecho al hábeas data no solamente se desprenden las facultades ya citadas de conocimiento, actualización y rectificación de información que le asisten a los titulares estos derechos, sino también las garantías de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de las bases de datos que los contengan y por lo tanto, si bien la presente Política se ajusta a la Carta, es de resaltar que no se limita a una lista taxativa de estos derechos sino a todas las garantías adscritas a los mismos.
III. MARCO LEGAL
Fundación Plan como responsable del tratamiento de datos, debe garantizar la protección y debido cuidado en las facultades y garantías que gozan los titulares de la información a la cual accede, por lo se rige para el desarrollo de la presente Política por lo preceptuado en el Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, adoptando para ello el presente documento que contiene no solamente las disposiciones generales sobre la administración de la información, sino el procedimiento mediante el cual se llevará a cabo su tratamiento y, los diferentes escenarios o etapas en que éste se surtirá, desde la forma en que el titular de la información debe autorizar el acceso a la misma, su circulación y destinación, hasta los medios con que cuenta para reportar abusos o indebido manejo de las bases de datos en la cuales reposa su información personal, tales como pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y delitos informáticos a que está expuesto este recurso.
IV. OBJETO DE LA POLITICA
Fundación Plan, en su calidad de responsable de la información, encuentra dentro de los deberes legales asociados a la misma, la adopción de una Política que responda y actualice con las recientes disposiciones sobre la materia, la protección de los derechos y garantías constitucionales relacionados con el hábeas data, a fin de implementar un procedimiento enmarcado en la ley y que regule en debida forma la recolección, tratamiento y circulación de aquella información susceptible de ser protegida y que se encuentre contenida en los archivos o bases de datos de la Fundación.
V. DERECHOS DE LOS NIÑAS, NIÑOS, ADOLESCENTES Y JOVENES.
En concordancia con el artículo 7° de Ley 1581 de 2012 ya referida, el cual se encuentra aunado con la Misión y Visión de Fundación Plan, es preciso incorporar en la presente Política la prevalencia en la garantía y respeto de los derechos que les asisten a los niños, niñas y adolescentes, en materia de protección de sus datos personales, salvo los que detenten naturaleza pública.
Es así como es de obligatorio cumplimiento:
El respecto al interés superior de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes.
Que se garanticen y ejerzan de manera plena sus derechos fundamentales.
Que prevalezca la valoración e inclusión de los niños niñas y adolescentes en la aplicación de las Políticas que adopte la Fundación, en el marco de su claro compromiso de salvaguardar los derechos de la niñez en cualquier escenario.
VI. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Fundación Plan, en atención del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el cual contempla los deberes como responsable del tratamiento de la información administrada en sus bases de datos, se compromete a garantizar de forma plena y reglada el efectivo ejercicio de los derechos fundamentales que le asisten a los titulares de la información, aplicando para el caso, la presente Política que abarque los procedimientos que permitan cumplir con el objetivo de la misma.
Por lo anterior, todos y cada uno de los deberes contenidos en la mencionada regulación, serán desarrollados en el presente documento, para el cabal entendimiento del público en general.
VII. DEFINICIONES.
Con el fin de brindar una mejor comprensión de los términos que se aplicarán en la presente Política, los siguientes son conceptos clave a tener en cuenta:
AVISO DE PRIVACIDAD
Comunicación verbal o escrita emitida por La Fundación, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa la Políticas de Tratamiento de información aplicable, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento de datos personales;
DATO PÚBLICO
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos PÚBLICOS, entre otros: DATOS RELATIVOS AL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS, A SU PROFESIÓN U OFICIO Los contenidos en gacetas y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
DATO SEMIPRIVADO
Aquél dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
DATO PRIVADO
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
DATO PERSONAL
Es la información vinculada a una(s) persona(s) determinada(s). No aplica para datos impersonales. El dato se presume que se trata de uso personal, los cuales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
DATOS SENSIBLES
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido, así como los relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
TITULAR
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
CAPITULO I
ACTORES / BASES DE DATOS OBJETO DE PROTECCION
Para efectos de establecer el ámbito de aplicación sobre el cual recae la presente Política de Protección de datos, se determinan los siguientes actores / bases de datos, por estar involucrados en el desarrollo del objeto social de la Fundación:
DONANTES
PROYECTOS
PROVEEDORES
Aquellas personas naturales o jurídicas, en calidad de donantes, prospectos o interesados de origen Nacional o Internacional, que proveen de recursos de libre destinación o, específica para la implementación de proyectos. Congruente con las Políticas de rendición de cuentas, son receptores de informes sobre los avances de los proyectos y programas que se adelanta con sus recursos.
Las bases de datos correspondientes a donantes se trataran por las áreas que recauden la información.
Fundación Plan para la implementación de los proyectos que se derivan del objeto social, consolida diversas bases de datos, entre estas las siguientes:
- Datos personales y/o sensibles transmitidos para la implementación de proyectos en virtud de alianzas estratégicas, para tratamiento de información de acuerdo a la presente política e interacción con la comunidad.
- Recopilación de datos personales y/o sensibles de forma directa con la comunidad para el tratamiento de acuerdo a la presente política
Todas aquellas personas naturales o jurídicas que llevan a cabo la prestación de un bien o servicio para las actividades propias de la Fundación. Se encuentran en este grupo los proveedores clasificados en listas de proveedores elegibles, quienes participan en campañas o quienes celebran contratos con la Fundación.
CAPITULO II
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
En la aplicación de la Política de protección de datos, se presentan las siguientes etapas que conforman el procedimiento mediante el cual debe tratarse la información contenida en las bases de datos que administra la Fundación:
2.1. RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN.
La recolección de la información de propiedad de los actores que componen el desarrollo del objeto social de la Fundación, se realiza en forma directa o a través de terceros relacionados contractualmente con Fundación Plan, medios digitales, actividades de mercadeo, comunicaciones, servicio al cliente, así como cualquier otra actividad relacionada con el desarrollo de nuestros proyectos comunitarios alineados con la misión y visión de la Fundación, enfocadas a lograr mejoras duraderas en la calidad de vida de los niños y las niñas marginados en Colombia.
2.2. ALMACENAMIENTO, ADMINISTRACIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN.
El almacenamiento, administración y uso de los datos personales sobre los cuales recae la protección legal, se lleva a cabo a través de medios seguros y confidenciales debido a que contamos con el talento humano y la infraestructura tecnológica necesaria para asegurar que su información sea administrada bajo parámetros de seguridad y confidencialidad que la Fundación debe garantizar como la responsable en el tratamiento de la información sometida a los efectos de esta Política.
Para el tratamiento de bases de datos derivadas de los proyectos que ejecute la fundación, este podrá darse de forma directa o indirecta mediante alianzas estratégicas que cumplan y aseguren la información de manera confidencial y con pleno cumplimiento de los parámetros de ley para la protección de los datos personales.
2.3. Utilización de las cookies.
La página Web de Fundación Plan emplea herramientas de seguimiento de usuarios en la web para ayudarnos a comprender cómo navegan nuestros usuarios en nuestra página de internet. Esta herramienta analítica emplea “cookies” las cuales son archivos de texto que se sitúan en su ordenador con el fin de recabar información estándar relativa a la conexión de Internet y el comportamiento de los visitantes de la página Web de forma anónima.
La información que recaba la cookie es relativa a la utilización que el usuario hace del sitio Web (incluyendo la dirección IP), esta se transmite a un motor de búsqueda. Posteriormente, dicha información se emplea con el fin de evaluar el uso que hacen los usuarios de la página Web y con la idea de compilar informes estadísticos para la Fundación Plan sobre la actividad de la página Web.
En el marco vigente de la presente Política, Fundación Plan no permitirá que ningún tercero emplee la herramienta de análisis estadístico con el fin de rastrear o recabar cualquier información identificable de carácter personal de los visitantes de nuestra página Web, adoptando las medidas preventivas y restrictivas pertinentes. No asociaremos ninguna información recopilada a través de nuestra página Web con ninguna información identificable de carácter personal proveniente de cualquier fuente de nuestro uso de la herramienta del motor de búsqueda de análisis estadístico. Fundación Plan, no vinculará o intentará establecer nexo alguno entre la dirección IP y la identidad del usuario de un ordenador.
Se pueden aceptar o rechazar las cookies modificando la configuración de su explorador. Consulte el proceso de eliminación de cookies en la sección de soporte de su navegador.
2.4. Uso específico de la información obtenida por la Fundación.
La información personal que es recibida por parte de la Fundación será usada para realizar satisfactoriamente el proceso de donación u otra transacción y contar con la posibilidad de contactar al donante (por correo electrónico o teléfono) para brindarle información sobre la misión de la Fundación, las formas en las que puede ayudar, efectuar la rendición de cuentas correspondiente o adelantar las campañas de mercadeo y comunicación propias de las actividades de la Fundación. Así mismo, para enviar información y rendición de cuentas acerca de los proyectos y programas que realiza la fundación o solicitar cotización de productos y servicios que se requieran para la ejecución del objeto social.
De igual forma, en los procesos contractuales que adelante la Fundación, se aplican las Políticas de confidencialidad, las cuales se incorporan en las ofertas, Convenios, Contratos y demás acuerdos que se celebren con terceros, que se tramiten en las diferentes áreas de la organización, con el fin de adquirir bienes y/o servicios. También en este escenario se cuenta con la protección y regulación de propiedad intelectual y de los documento, en la medida en que cualquier información, documentos, análisis, conocimiento y demás insumo derivado de la ejecución de un contrato, sea de propiedad de la Fundación, cumpliendo con sus deberes como responsable de la información.
2.5. Medidas adicionales para el tratamiento de datos sensibles.
Fundación Plan, en virtud de su rol como responsable de la información, y en garantía del Habeas Data y del Derecho a la Intimidad aplicará y respetará las limitaciones y restricciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará de forma previa al tratamiento de la información, que el titular de la misma, haya suministrado su autorización explícita a dicho tratamiento, en las condiciones y forma señaladas para el efecto en el Capítulo IV de la presente Política, salvo en los casos contemplados en el artículo 6 de la ley 1581 de 2006, desarrollados en el citado capítulo.
Las anteriores medidas, son aplicadas desde la recolección, el almacenamiento, uso, tratamiento y circulación de datos, de tal forma que se garantice en todo momento la protección de los datos personales objeto de la presente Política.
2.6. CIRCULACIÓN.
Fundación Plan lleva a cabo la circulación de la información recolectada con el área de mercadeo y sus proveedores de servicio. Estos proveedores de servicio no están autorizados por PLAN para usar dicha información fuera de las obligaciones contractuales asumidas para con la Fundación. Tampoco se comparte ni vende información personal a ninguna organización, ni se envía información a terceros a nombre de otra organización.
Así mismo, Fundación Plan circulara la información personal recolectada cuando se requiera para la ejecución de los proyectos, previa autorización del titular, para efectos de considerarse como beneficiarios de los programas y/o proyectos.
Por otro lado, Fundación Plan consultara la información en bases de datos externas, siempre que esto no implique reporte alguno, y exista de forma previa la autorización expresa de acuerdo a lo planteado en el Capítulo IV de la presente política.
El procedimiento para la obtención de información específica de los titulares de datos personales, por parte de terceros, se observa en el desarrollo del CAPITULO VI de la presente Política.
2.7. ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN.
La Fundación, en observancia de lo contemplado en el artículo 22 del Decreto reglamentario 1377 de 2013, adoptará en el tratamiento de los datos personales, las medidas necesarias y razonables para garantizar que los datos personales contenidos en las bases de datos cumplan con criterios de veracidad, precisión y suficiencia. De esta manera, cuando el titular de la información requiera la actualización, rectificación o supresión, tendrá la oportunidad de efectuar la solicitud a la Fundación, quien cuenta como responsable de la información, con el procedimiento a que haya lugar para el efecto.
El titular de la información que desee la eliminación o supresión de la información que repose en las bases de datos de la Fundación, podrá solicitarla de forma parcial o total, en cualquier momento y en los siguientes eventos, salvo en los casos en que la Fundación requiera conservarla en razón a un vínculo contractual, legal o judicial debidamente demostrado:
Cuando el titular considere que sus datos personales no están siendo debidamente protegidos y por lo tanto se esté incumpliendo con el mandato legal y la Política derivada del mismo;
Cuando no subsista la finalidad o destinación que dio lugar al tratamiento de datos personales por parte de la Fundación;
En el evento en que los datos personales hayan culminado el término o duración por la que fueron requeridos;
Cualquier otra causal que el titular argumente y por la cual deba atender de forma diligente a su solicitud.
CAPITULO III
DERECHOS Y DEBERES
3.1. Derechos del titular de los datos personales.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, todo titular tiene los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Fundación Plan
Los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
El tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a PLAN, en su calidad de responsable del tratamiento
Ser informado por Fundación Plan, del uso que le ha dado a sus datos personales, siempre que realice una solicitud.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, de forma posterior a agotar el trámite de consulta o reclamo ante Fundación Plan.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPITULO IV
AUTORIZACIONES
4.1. Autorización.
Fundación Plan, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, requiere por mandato legal autorización libre y expresa, expedida por el titular, para la recolección, uso, almacenamiento circulación y supresión de los datos personales, la cual constara por medio físico o electrónico, garantizando la debida custodia y consulta de la misma.
4.2. Mecanismos para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que de forma posterior permita su consulta, para ello, Fundación Plan ha dispuesto de los siguientes mecanismos.
4.2.1. Recopilación de datos.
PARA DONANTES Y PROSPECTOS: Fundación Plan dispone dentro de su página web, el acceso a la presente política con el fin de informar al titular de sus derechos y la finalidad del tratamiento de sus datos, previo a realizar la autorización cuyo texto se encuentra antes de permitir el envío de la información a nuestro portal.
PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS: Cuando en la ejecución de proyectos se requiera el recaudo de información personal y/o de carácter sensible, Fundación Plan pondrá en conocimiento del titular sus derechos y solicitara la autorización respectiva, aclarando el tratamiento que se dará a su información sensible así como la finalidad y la posibilidad de negarse a realizar la autorización.
PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Fundación Plan en el momento de requerir el servicio, entregara al titular el formato de autorización el cual contiene la ruta electrónica de acceso a la presente política, e informa de la finalidad del recaudo y tratamiento de los datos.
4.2.2. Datos recopilados con anterioridad a la vigencia de la presente política.
AVISO DE PRIVACIDAD: el aviso de privacidad es el documento físico, electrónico, o cualquier otro formato, que Fundación Plan ha implementado en cumplimiento de la ley de protección de datos, para informar al titular de la existencia de los mismos en las bases de datos de PLAN, así como, del tratamiento y finalidad que se ha dado a su información y los derechos que tiene a autorizar el tratamiento, o solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases.
El aviso contiene:
Los datos de identificación y contacto de Fundación Plan en su calidad de responsable.
El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los mecanismos para la consulta de la política de protección de datos y los medios por los cuales será informado de cualquier cambio de la misma.
Los derechos que tiene como titular.
La transmisión del aviso de privacidad se conservara mientras perdure n las obligaciones frente al tratamiento de los datos autorizados, en medios idóneos para su conservación y consulta.
4.3. Excepciones a la Autorización.
En todos los casos se solicitara la respectiva autorización para el tratamiento de datos, excepto en las situaciones que plantea expresamente la ley 1581 de 2012 y que se describen a continuación:
Cuando el Tratamiento de los datos sensibles es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, como es el caso de PLAN, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
Cuando el Tratamiento de los datos sensibles tenga una finalidad histórica, estadística o científica, caso en el cual se adoptaran las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.Cuando los datos sean de carácter público.
4.4. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.
Los titulares podrán en cualquier momento solicitar a PLAN la supresión de sus datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos mediante la presentación de un reclamo de acuerdo al procedimiento establecido en el capítulo sexto de la presente política.
CAPITULO V
PROCEDIMIENTO PARA EL ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN.
Los titulares podrán en todo momento tener acceso a sus datos personales, y conocer el tratamiento de los mismos, así mismo, podrá solicitar la supresión de sus datos de las bases de datos que tiene Fundación Plan, revocar su autorización o rectificar los datos cuando sea esto necesario, para lo cual Fundación Plan pone a su disposición, mecanismos de contacto electrónico a los cuales podrá comunicarse con el fin de realizar su solicitud.
Para efectos del presente capitulo, se entenderá por solicitud, todo requerimiento del titular sobre su información, contenido y tratamiento, así como las situaciones en las que se busque revocar la autorización, corregir o actualizar los datos o realizar el reclamo por inconsistencias o violaciones al tratamiento de los datos personales.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 13° de la Ley 1581 de 2012, PLAN podrá suministrar los datos sin incurrir en una violación al debido uso de la información, cuando la solicitud sea realizada por alguna de las siguientes personas:
Titulares, causahabientes o sus representantes legales.
Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Independientemente del mecanismo que utilice el titular, Fundación Plan atenderá las solicitudes y dará respuesta dentro de los 10 días siguientes a la recepción del requerimiento. En caso de que la consulta requiera un tiempo mayor, Fundación Plan informara al titular los motivos de la demora y la ampliación del plazo para dar respuesta, que en ningún caso superará los cinco días adicionales.
En caso de que la solicitud del titular no cuente con la información completa que permita realizar el trámite respectivo, Fundación Plan requerirá la información adicional dentro de los 5 días siguientes a la fecha de recepción de la solicitud. Durante el tiempo que tarde el titular en subsanar su requerimiento, el procedimiento se encontrara suspendido. Cuando el titular atienda la solicitud, Fundación Plan reanudara el trámite dando respuesta oportuna dentro de los cinco días siguientes.
Si el titular no subsana su solicitud dentro de los 2 meses siguientes, Fundación Plan podrá archivar su requerimiento.
Cuando la solicitud sea presentada por una persona no autorizada para ello de acuerdo a lo planteado en el presente capitulo,Fundación Plan hará uso del procedimiento establecido en el párrafo anterior.
CAPITULO VI
ENCARGADO
Fundación Plan designa a las áreas de Comunicaciones e Implementación Programática para cumplir con la función de protección de datos personales para que lleve a cabo los trámites de las solicitudes de los titulares y se escale en cada caso las solicitudes siempre en cumplimiento del procedimiento establecido y la debida protección a los datos de los titulares.
Cualquier duda o pregunta sobre esta política puede contactarnos telefónicamente al número 2549570 en Bogotá, a nivel nacional al 01 8000 11 75 26 o al correo electrónico info@plan.org.co
VIGENCIA
La presente política rige a partir del 16 de septiembre de 2013.
